Recruteurs, comment mieux annoncer vos refus aux candidats ?

Mar 29, 2022

“Avec les années, j’ai appris que quand on prend une décision, la peur s’en va” – Rosa Parks

Faire un choix entre plusieur·e·s candidat·e·s, n’est jamais chose facile, surtout quand cela peut engendrer des conséquences émotionnelles comme la déception ou la frustration chez lui ou elle.

En effet, la vie est pleine de surprises et parfois elle nous oblige à adopter le “mauvais rôle” ; Et en tant que recruteur, c’est très souvent qu’il s’agit d’annoncer à un·e candidat·e, le rejet de sa candidature.

Parfois, vous vous demandez sûrement si cette démarche est vraiment nécessaire ? Faut-il prendre le temps d’expliquer au candidat, ou même lui annoncer ? Et s’il n’était donc pas mieux de miser sur l’indifférence ?

Et bien NON !

Tout d’abord, mettez-vous à la place du candidat qui, dans le cadre d’une recherche d’emploi, est dans une situation d’incertitude constante. Soyez compréhensif et tenez le·la candidat·e informé·e sur l’avancement du processus de recrutement, ne le·la laissez pas passer d’interminables minutes à fixer ses notifications !

De plus, pensez MARQUE EMPLOYEUR ! Le silence ternit sérieusement l’image de l’entreprise et entretenir sa réputation est essentiel sur le long terme. Pour votre avenir, humaniser votre entreprise et ne compromettez pas son futur en conservant des relations saines, positives et cordiales avec les candidats de demain, qui sait ?

Vous l’aurez compris, un refus vaut mieux que l’indifférence. Alors voici, quelques précieux conseils pour vous aider dans cette situation souvent délicate en tant que recruteur tout en maintenant une image positive de l’entreprise, perçue par les candidats.

Un refus d’embauche bienveillant

Un refus d’embauche bienveillant- RH Partners

Pour commencer, un chiffre clé à prendre en compte, 56% des postulants à une offre n’obtiennent jamais de réponse¹.

Dans le cadre d’un processus de recrutement, il existe plusieurs phases (mais vous devez certainement être au courant), qui pour certaines, ne demandent pas forcément de rappeler l’ensemble des candidats qui ont postulé. Surtout lorsque vous recevez plus d’une cinquantaine de candidatures.

Dans le cas où le candidat ne serait pas parvenu à aller jusqu’à la phase de l’entretien d’embauche, il est possible d’opter pour une réponse écrite et dans la mesure du possible, de la personnaliser avec les raisons du refus de la candidature. En effet, l’envoi d’un courrier impersonnel peut engendrer incompréhension et soulever moult questions chez le candidat.

On vous l’accorde, c’est une tâche assez chronophage, de contacter l’ensemble des postulants, mais vous pouvez aussi élaborer quelques réponses types pour les motifs les plus fréquents : pas assez d’expérience, méconnaissance du secteur, diplôme inadapté, etc…

Décrire et expliquer les raisons de votre refus, permettra également au candidat de comprendre pourquoi sa candidature n’a pas débouché sur un entretien physique et mieux cibler ses prochaines candidatures.

Dans le cas où le candidat s’est déplacé, à minima une fois, dans le cadre d’un entretien d’embauche, il est préférable (pour ne pas dire essentiel) de prendre le temps de le contacter par téléphone. Cet échange téléphonique doit être constructif, concernant les raisons de votre réponse négative. Élaborez un court argumentaire sur les motifs du rejet, en argumentant votre décision et répondez ensuite à ses questions. Est-ce dû à un manque de compétences ? Une expérience professionnelle insuffisante ? À la nécessité de réaliser une formation complémentaire pour atteindre ses objectifs ? Ou tout simplement, le ressenti et le savoir-être perçu lors de l’entretien téléphonique.

L’important est d’être transparent sur les raisons du rejet en étant juste et bienveillant !

Une dernière chose peut aussi faire la différence : le·la conseiller ! Un autre poste dans votre entreprise pourrait-il mieux lui correspondre? Un autre environnement de travail lui permettrait-il d’exprimer davantage ses compétences ? Votre réseau recrute et recherche un profil comme le sien ? Dîtes-lui !

Si après avoir lu ces quelques lignes vous n’êtes toujours pas convaincu d’informer personnellement l’ensemble des candidats sur les motifs de refus de leur candidature (et nous pouvons, parfaitement, le comprendre) vous avez toujours l’opportunité de faire appel à un cabinet de recrutement. Il s’en chargera pour vous.

Recruter par soi-même demande en effet du temps pour : étudier les candidatures, réaliser les premiers échanges téléphoniques, recevoir les candidats en entretien mais aussi donc les informer sur l’évolution du processus de sélection. Tout ceci demande beaucoup d’efforts, surtout lorsqu’on n’est pas un expert dans le domaine.

En externalisant le recrutement via un cabinet de conseil, vous vous déchargez de toutes ces actions chronophages sur la phase d’identification et de présélection mais aussi d’évaluation et réduire ainsi le risque d’erreur. De plus, en tant qu’expert, nous disposons d’outils de gestion (ATS) qui permettent d’automatiser les mails de refus de candidatures.

Candidature rejetée : un mal pour un bien ?

Candidature rejetée - un mal pour un bien ? - RH  Partners

En tant que candidat (et on est tous passé par là à un moment de notre vie ?), les entretiens de recrutement sont une réelle épreuve, qui demande performance, excellence et anticipation. Et lorsqu’on doit en plus essuyer un refus, il n’est pas facile de continuer à croire en soi. 

En tant que chargé·e de recrutement, mettez l’accent sur ses points forts, ses qualités, ses compétences, ses perspectives d’avenir professionnel mais aussi sur vos ressentis au moment de l’entretien physique. 

Pour essayer de mieux faire passer votre refus de l’embaucher, abordez les points potentiels à améliorer, en gardant à l’esprit que l’échange doit être constructif et bienveillant, pour le candidat. Prendre le temps de débriefer avec lui, c’est humaniser l’entreprise, au fond soucieuse d’aider et d’accompagner le candidat à développer son futur potentiel. 

Après toutes ces préconisations positives et suggestives, il est important de souligner que certains éléments sont à proscrire, au moment de l’échange, concernant les raisons du refus de la candidature

Vers une pérennisation du recrutement

Vers une pérennisation du recrutement - RH Partners

Soyez acteur de leur avenir ! Même si un refus d’embauche n’est jamais agréable à entendre en tant que candidat, il est primordial de terminer sur une note positive avec une potentielle ouverture tournée vers l’avenir. 

Pensez RGPD et proposez au candidat de conserver sa candidature pour un éventuel poste à venir qui serait en accord avec ses objectifs et ses compétences professionnelles mais aussi avec ses aspirations futures. 

Au préalable, il est important d’informer le candidat concernant ses droits en termes de conservation et de respect de confidentialité sur le traitement de ses données personnelles, dans le cadre d’une recherche d’emploi. 

Dans le cas où le candidat accepte que ses données soient conservées (comme son CV) pour une durée de 2 ans, il s’offre la possibilité de garder contact avec l’entreprise dans l’éventualité de se voir offrir d’autres postes, qui pourraient bien évidemment lui correspondre. 

À savoir, en tant qu’entreprise, humaniser son processus de sélection est une démarche très appréciée par les candidats, car peu courante dans le cadre d’un recrutement.

Alors, convaincu par la nécessité de prendre son courage à deux mains et d’annoncer de vive voix les raisons du refus d’une candidature ? 

¹Source : https://recruteur.lefigaro.fr/article/comment-dire-a-un-candidat-quil-nest-pas-retenu/

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